Politique de confidentialité

Date de dernière mise à jour : 22 septembre 2023
Cette politique s’applique à l’entreprise : L’ESPACE SECRET D’AFFAIRES

Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance chez L’espace secret d’affaires

La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer:

• La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels. Doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. 
• Quels sont vos droits concernant ces renseignements;
• Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ;
• À qui ces renseignements sont transmis ;

Cette politique de confidentialité complète les termes et conditions d’utilisation que vous pouvez consulter sur le site.

1. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

• Nom
• Prénom
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone

2. FAÇONS DE RECUEILLIR VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Vos renseignements personnels sont recueillis notamment par l’entremise des méthodes suivantes :

• Formulaire pour vous contacter
• Création de votre compte client pour la réservation des salles; 

3. UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS

Nous utilisons les renseignements ainsi recueillis pour les finalités suivantes :

• Contacter nos clients
• Garder un suivi de votre compte cliente; 

Si le mandat nécessite une divulgation dans des circonstances particulières, nous verrons à vous le préciser et à obtenir votre consentement.

4. ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS

Le droit d’accès à vos renseignements ainsi recueillis est autorisé aux personnes suivantes:

Les personnes ayant accès à vos renseignements personnels sont Monsieur Yannick Dufresne ainsi que ses employés.

5. APPLICATION D’UNE ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFVP)

Une EFVP sera appliquée avant un projet d’acquisition, de développement ou de refonte de systèmes d’information impliquant le traitement de renseignements personnels. 

Cette évaluation est faite en conformité au Guide d’accompagnement de la Commission d’accès à l’information du Québec. 

Ce processus vise à protéger les personnes physiques concernées par ces renseignements. Il vise aussi la mise en place de mesures adéquates pour respecter les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. Ainsi, l’EFVP permet d’éviter des problèmes que causerait une gestion inadéquate (plaintes, incidents de sécurité, poursuites judiciaires, atteinte à l’image, etc.).

6. FICHIERS JOURNAUX ET TÉMOINS

Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (« log files ») et de fichiers témoins (« cookies »). Ces fichiers nous permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour votre confort. 

   a) Description des fichiers témoins utilisés par le site

Il s’agit principalement des informations suivantes :

• Adresse IP
• Système d’exploitation
• Pages visitées et requêtes
• Heure et jour de connexion

Le recours à de tels fichiers nous permet d’atteindre les objectifs suivants :

• Amélioration du service et accueil personnalisé

En naviguant sur le site, des fichiers témoins de tiers peuvent être enregistrés.

De plus, le site intègre des boutons de réseaux sociaux vous permettant de partager votre activité sur le site. Des fichiers témoins de ces réseaux sociaux sont par conséquent susceptibles d’être stockés sur votre ordinateur lorsque vous utilisez ces fonctionnalités.

Ces sites disposent de politiques de confidentialité propres et de conditions générales d’utilisation possiblement différentes de notre site. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité et les conditions générales d’utilisation de ces sites.

   b) Opposition à l’utilisation de fichiers témoins par le site

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces fichiers témoins en configurant votre logiciel de navigation.

Dans le cas où vous décidez de désactiver les fichiers témoins, vous pourrez ensuite poursuivre votre navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne peut être considéré comme étant de notre fait.

7. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à ne pas vendre à des tiers les renseignements personnels recueillis. Cependant, il est possible que ses informations soient accessibles par des tiers notamment, les suivants : 

• Hébergeur web; 
• Soutien technique web; 

Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient partagés à des tiers, vous pouvez vous y opposer au moment où les informations sont recueillies ou à tout moment par la suite, tel que mentionné dans la section « Droit d’opposition et de retrait ».

8. DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) tiendra à jour un inventaire du traitement des renseignements personnels conservés par l’entreprise. Pour les renseignements personnels que vous fournissez sur le formulaire de notre site web, ils seront conservés pour une durée maximale de six (6) mois tandis que pour les renseignements personnels d’un client avec un compte client, ils seront conservés jusqu’à la suppression de votre compte. 

9. DESTRUCTION

Sous réserves de nos obligations professionnelles, lesquelles sont notamment régis par nous nous engageons, sur demande, à détruire vos renseignements personnels lorsqu’ils ne seront plus utiles.

10. HÉBERGEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Notre site est hébergé par Inmotion Hosting.

11. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

   a) Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

Le RPRP est Monsieur Yannick Dufresne Il peut être contacté de la manière suivante : par courriel au info@espacesecretdaffaires.com

Par téléphone au (450) 956-3800

   b) Obligations du responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à protéger les renseignements personnels recueillis dans son inventaire et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis. 

Dans le cas d’incident de confidentialité ou de sécurité, le RPRP s’engage à vous en informer par tout moyen et à appliquer les procédures nécessaires. 

Dans le cas d’une nécessité d’une EFVP le responsable s’engage à approuver l’évaluation appliquée au projet.

12. DROIT D’OPPOSITION ET DE RETRAIT

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels en refusant les termes et conditions du site web. Vous avez également le droit de demander que vos renseignements personnels soient supprimés avant le délai de 6 mois si vous n’avez pas complété votre demande de dossier. 

Afin de formuler une demander de destruction de vos renseignements personnels, vous devez en faire la demande à l’adresse courriel : ydufresne@dufresneavocats.com

13. DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION

Vous pouvez prendre connaissance, mettre à jour, modifier ou demander la suppression des renseignements vous adressant à l’adresse courriel : info@espacesecretdaffaires.com

Il est possible, en certains cas, que cet accès vous soit refusé, entre autres lorsque de tels renseignements contiennent des informations sur d’autres personnes ou des informations de nature commerciale et confidentielle.

14. SÉCURITÉ

Les informations personnelles que nous recueillons sont conservées dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.

Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous utilisons notamment les mesures suivantes :

• Logiciel de surveillance du réseau
• Sauvegarde automatique
• Développement d’un certificat numérique
• Identifiant/mot de passe
• Pare-feu (Firewalls)

Nous nous engageons de prévoir les paramètres assurant le plus haut niveau de confidentialité du service technologique que nous offrons au public permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions et de vos informations confidentielles.

15. PROGRAMMES DE PROTECTION

Nos engagements en matière de protection des informations personnelles répondent aux exigences reconnues, soit le plus haut niveau de confidentialité.

16. INCIDENT 

• A. Incident de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité entrainant un préjudice sérieux à l’utilisateur (exemple : une perte de renseignements personnels, un accès non autorisé ou un accès illégal à l’inventaire) l’entreprise L’espace secret d’affaires communiquera la situation à la Commission d’accès à l’information du Québec. Un registre des incidents de confidentialité sera tenu par le RPRP.

• B. Incident de sécurité

En cas d’incident de confidentialité entrainant un préjudice sérieux à l’utilisateur l’entreprise L’espace secret d’affaires communiquera la situation à la Commission d’accès à l’information du Québec. Un registre des incidents de sécurité sera tenu par le RPRP.

17. CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l’adresse ci-après indiquée :  https://espacesecretdaffaires.com/ 

Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur.

Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés.

18. ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

En donnant votre consentement, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels.

19. PLAINTE

Un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels est instauré chez L’espace secret d’affaires. Pour nous faire part d’un mécontentement ou d’une inquiétude, vous pouvez contacter par courriel : info@espacesecretdaffaires.com

20. LÉGISLATION

Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans :

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c A-2.1

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 25